Планирование месяца в Excel: матрица задач

Для того чтобы создать работающий план на месяц мне не понадобились специальные программы и гаджеты. Так бывает часто — ограничиваюсь самым простым, что оказывается под рукой. Планируя в конце февраля новый месяц, я открыла Excel и стала набрасывать задачи.

Выделила главные и второстепенные. Для одних обозначила дедлайны и конкретные дни, для других — регулярность. В итоге образовалась матрица, в которой удалось отразить главные задачи месяца и этапы работы над ними. Мелкие разовые задачи перенесла единым списком в Evernote.

Со стороны матрица и ее создание могут выглядеть сложно, но этот тот случай, когда описать систему планирования сложнее, чем она есть на самом деле. На деле матрица оказалась простым и наглядным способом планирования, который помог сохранить в среднем высокую работоспособность на протяжении всего месяца.

Расскажу о ней подробнее.

Что собой представляет матрица планирования?

Повторюсь, что создавала я матрицу в Excel. Слева уже есть нумерация строк — это числа месяца. Дописала в первый столбик дни недели — так легче ориентироваться во временном пространстве.

Далее выделила из своего плана на месяц десять задач, требующих от меня регулярности выполнения. Например, написание и публикация статей в блог, тематические занятия с ребенком, написание книги, зачистка информации на компьютере и др.

Каждую из десяти задач закрепила за одним столбиком. Составила регулярность работы по этим задачам и запланировала их на конкретный день (вписала их в нужную ячейку).

Кроме того, постаралась обозначить промежуточные этапы работы над задачей. Например, каждый третий день я запланировала публиковать статью на блог, но до этого указала этап создания идеи и написания черновика. То есть каждый день я осуществляла какой-то этап работы и к нужному дню для публикации статьи большая часть работы уже была сделана. Не было такого, чтобы в один день я писала черновик, редактировала его и публиковала. Так как у меня все статьи авторские, то для меня важно чтобы написанный материал был вылежавший и отредактированный несколько раз свежим взглядом. Обычно суток хватало, чтобы качественно доработать написанный заранее черновик.

Так поступила по каждой из выбранных задач. Не нужно думать, что абсолютно каждой задаче я уделяла время каждый день. Так всего два раза в неделю, я выделяла время, чтобы набросать идеи игр с ребенком. Пять раз в неделю выделяла от 40 минут до двух часов на написание книги, а обзору интересной информации — всего раз в неделю.


На картинке отражена только часть задач. Сделала пример специально для статьи, убрав личное.

Комбинируя сложность задачи и временные затраты на них я создала матрицу задач на март. Зная общую динамику месяца (живем в одном месте или переезжаем, есть ли в месяце праздничные дни, совместные мероприятия) я распределила выполнение задач по месяцу так, чтобы выполнять их было комфортно. Ведь планы — это не прогибание себя под записанное. Мой план — это узор, который я постоянно изменяю и дополняю, но который в целом имеет определенную структуру.

Так я могла убрать из плана на несколько дней задачи, если знала, что эти дни мы проведем вне дома. Но в целом все же старалась придерживаться составленного расписания.

Как я составляла план на день, используя матрицу планирования.

1. Открывала заметку в Evernote для ежедневных планов и вписывала в нее задачи, которые были указаны в матрице на данный день.

2. Дополняла список срочными/текущими делами, бытовыми задачами и задачами из списка «желательно сделать в марте». Обычно в день выходило 5-8 задач (по времени на 3-5 часов погруженной работы).

3. В конце дня отмечала цветом в матрице свою продуктивность. Зеленый — выполнила задачу. Желтый — задача выполнена частично. Красный — совершенно не касалась задачи. Вот как это выглядело:

Иногда не сделанные задачи переносила на следующий день, но часто этим не увлекалась. Ведь при таком подходе список задач растет как снежный ком и приводит к срыву. Я знаю, что важные для меня регулярные задачи уже запланированы, и если по каким-то причинам я не выполнила ее сегодня, то в ближайшее время она опять появится в моем календаре согласно составленной мной программе действий.

Когда несколько дней подряд по одной и той же задаче я видела красные ячейки, то внимательно проводила анализ.

Принцип анализа универсальный и применим при любой системе планирования.

Я давно выяснила, что если какая-то задача не выполняется несколько дней/раз подряд, то, как правило, причины следующие:

1. Страх/дискомфорт перед выполнением задачи
2. Нет понимания «зачем мне это надо»
3. Нехватка времени

Дальше поступаю следующим образом.

В первом случае — если есть страх/дискомфорт перед выполнением задачи — выявляю проблему/препятствие, которое меня тормозит, мешает действовать и прорабатываю сперва его.

Во втором случае — когда нет понимания «зачем мне это надо» — либо отказываюсь от цели, находя взамен более привлекательную для меня, дающую необходимый результат, либо выясняю «зачем» и поднимаю значимость задачи. Как правило, потом сразу появляется мотивация делать.

В третьем случае — при нехватке времени — ставлю задачу «на паузу» и резервирую для нее время в будущем.

Так, у меня по двум крупным задачам в течение недели были красные квадраты. Как я не хотела, никак не удавалось добиться нужных результатов по этим пунктам. В итоге проанализировав, поставила их на паузу. Одну по причине нецелесообразности выполнения именно сейчас. Вторую — из-за нехватки времени.

Один раз за время работы (в середине месяца) был откат на четыре дня. Самое обидное, что кроме невыполненных задач откат сопровождался негативными эмоциями, нестабильной нервной системой и самобичеванием. Мало того, что сама ничего не делала, так еще и окружающим настроение портила. В итоге — пару дней на отсыпание и восстановление, и все наладилось. После этого сделала выводы и подкорректировала матрицу.

Мне матрица планирования помогла:

1. Зафиксировать опорные точки месяца — задачи, которые я привязываются к конкретным датам и составляют каркас дня. Эти задачи — фокус моей работы в течение месяца.

2. Проводить самоанализ, отслеживая цветовую динамику по итогам каждого дня, недели и месяца в целом. Это позволяло корректировать план в процессе работы.

Это формат одновременно и жесткого и гибкого планирования.

Есть высокоприоритетные задачи из разряда стратегических, выполнение которых жестко привязано к конкретным дням. Кроме того, есть список более мелких задач, которые включаются в день при желании и потребности. Их выполнение важно выполнить в рамках месяца без привязки к конкретным датам.

Если говорить об эффективности месяца — порадовала стабильная работа над стратегическими целями. Есть значительные подвижки вперед по сложным проектам.

Планировать день было легче. Перед глазами всегда был план минимум в виде опорных точек дня, а дальше действовала по желанию.

Планирование месяца в Excel: матрица задач: 9 комментариев

  1. Спасибо, Светлана. Всегда с аппетитом поглощаю новые «блюда» из твоего меню «Вкусной жизни».
    В Excel вообще не умею работать. Поэтому не рискну экспериментировать. Но некоторые ингредиенты обязательно попробую на практике.

    1. Для поднятия значимости задачи можно работать как с бессознательным, так и с сознанием. Для работы с бессознательным — когда убираешь сопротивление на глубинном уровне — есть специальные психотехнологии. Часто достаточно поработать с сознанием. Я, например, представляю себя уже достигшей желаемого и выясняю какие преимущества получила. Если представленный желаемый результат мне понравился (обычно даже на физическом уровне появляется некоторое щекотание и желание подскочить и начать что-то делать), то четче определяю время и место работы над задачей. Далее вспоминаю картинку результата каждый раз перед началом работы. Такой подход помогает мне преодолеть страх начинания и сопротивление, если нет более глубинных проблем, требующих работу на бессознательном уровне.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *