Система организации моих записей

moi-tetradi

Как и обещала в комментариях к своей статье «Когда в голове куча мыслей, а на душе тревожно…», рассказываю о тетрадях, блокнотах и ежедневниках, которые использую. Заодно отвечаю на вопрос автора одного из интереснейших блогов «Зачем вам нужен ежедневник?»
Всего на сегодняшний день у меня девять бумажных «помощников» эффективной жизни. Все они используются для различных целей, с различной интенсивностью и регулярностью. Периодически я пересматриваю систему организации своих записей, и тогда число блокнотов/тетрадей меняется. Система, которую опишу сегодня, «работает на меня» с Нового года.

1. Ежедневник. Это планировщик на каждый день стандартного формата (А5) с пустой графой для записи даты и временными отсечками для записи дел. Скажу сразу, у меня не так много встреч, четко привязанных по времени, поэтому записи веду в удобном мне порядке, игнорируя временные отсечки.

В этот ежедневник вписываются:
— встречи, мероприятия;
— задачи, требующие выполнения в конкретный день (запланированные звонки, on-line передачи/семинары);
— регулярные дела, составляющие канву моего дня (это спланированные по дням недели домашние дела, уход за своей внешностью, спортивные занятия). Как правило, регулярные дела я записываю на соответствующие страницы в начале каждой новой недели сразу на все дни предстоящей недели;
— «целевые» дела — это конкретные шаги к достижению своих целей (они выписываются из Календаря позитивных перемен);
— текущие дела — это то, что формулируется накануне или выписывается из Автофокуса.

Этот ежедневник является домашним, я его никогда не беру с собой, и содержит дела/задачи, которые по мере выполнения вычеркиваются. Он аккумулирует в себе актуальные задачи из разных источников и позволяет мне быть уверенной в том, что самое важное на день у меня записано именно в нем.

Кроме того, в нем я фиксирую регулярные количественные показатели моей работы над собой для последующего анализа. Например, сколько бассейнов проплыла, какие упражнения сделала и сколько раз.

2. Автофокус — это стандартная тетрадь (60 листов), куда записываются конкретные задачи, так называемый «to do list». Есть разные вариации ведения такой тетради. У меня она организована следующим образом:
— на первой странице записаны цели на текущий год;
— на второй странице — направления, требующие регулярной работы;
— далее страницы поделены на три столбца: дата, список задач и поле для пометок, где либо выставляю приоритет задачам, либо помечаю, как и когда это лучше сделать .

Автофокус, в первую очередь, позволяет мне перенести на бумагу все свои мысли с условными тегами «как бы не забыть ЭТО сделать сегодня/завтра/через неделю/когда-нибудь» и служит так называемым «банком дел» для моментов, когда скучно и хочется сделать что-нибудь полезное. Полный перечень задач дает возможность выбрать действие согласно конкретному контексту (комп, интернет, метро и т.д.)

3. Календарь позитивных перемен. О нем я уже подробно рассказывала в другой своей статье . Данный «календарь» — это инструмент отслеживания достижения моих целей. Задачи, сформулированные на основании его планов, дублируются в Автофокусе и при необходимости в основном ежедневнике.

4. Хранилище. С этой тетрадью я работаю вот уже несколько лет, она содержит в себе различную полезную и актуальную для меня информацию по всем сферам жизни. В ней собраны списки книг, которые хочу прочитать, фильмов, которые хочу посмотреть, перечень повседневных блюд для разнообразного домашнего меню, список лекарств, которые мы принимали в тех или иных случаях, полезные контакты, дни рождения родных и друзей, учетные записи и пароли к ним, а так же много другой полезной информации. Соответственно, вся эта информация стекается сюда из других всевозможных источников записи.

Учитывая основательность и долгосрочность таких записей, использую для Хранилища тетрадь с кольцами в толстой кожаной обложке, которая закрывается молнией, с возможностью при необходимости добавить или заменить листы.

5. «Целевая» тетрадь — это обычная 48-листовая тетрадь на спиральке, где я фиксирую все свои «шаги» целеполагания: миссия, предназначение, главная цель жизни, мои ценности, сферы жизни, цели/мечты/стремления.

6. «Идейный» блокнот
(на спиральке, размером с обычную тетрадь).
Такой блокнот появился у меня совсем недавно, но уже сейчас прочно закрепился в моей системе организации дел/записей и на все 100% оправдал свое название. На первом листе я перечислила все свои творчески проекты. Далее, каждому из них выделила некоторое количество листов блокнота, разделив их цветными стикерами. В этот блокнот попадают все мысли и идеи, которые затем трансформируются в статьи или задачи, способствующие развитию проектов.

Такое тематическое деление оказалось очень удобным, позволяющим в максимальном объеме собирать информацию, так или иначе касающуюся моих проектов.

7. «Рабочая» тетрадь — стандартная 80-листовая тетрадь на спиральке, которая всегда лежит рядом со мной или на рабочем месте для спонтанных записей. Нужно ли записать телефон, всплывшую задачу, черновик письма, какую-нибудь схему или просто порисовать — эта тетрадь всегда под рукой. Она заменяет множество разрозненных листков и клочков бумаги, где делаются пометки часто из-за отсутствия под рукой чего-нибудь более подходящего. Почти всегда беру ее на встречи, затем материал перерабатываю, важное фиксирую в других тетрадях. Все записи датирую. Кстати, эта привычка касается практически всех записей.

8. «Походный» блокнот — нелинованный блокнот небольшого формата (А6), который всегда лежит в сумке. Как правило, он служит для записи адресов и координат по которым направляюсь и различных записей, сделанных в ходе встреч. Блокнот выступает альтернативой «рабочей» тетради. Часто использую его для интеллект-карт, конспектируя «дорожные» мысли.

9. Последний пункт — это мое новшество — тетрадь для интеллект-карт, в которой совершенствую свой навык изложения информации. Пока фиксирую в ней информацию, полученную в ходе тренингов.

В заключение хочу сказать, что все тетради и блокноты выбираются тщательно, с любовью. Мне нравится красиво оформлять свои записи, ведь это отражение нас самих.

На компьютере в качестве ежедневника и хранилища использую программу OneNote. Нравится тем, что позволяет писать в любой части страницы и все записи сохраняет автоматически. Пробовала вести в ней список дел — не понравилось, так как комп не всегда включен, с тетрадью проще — открыл и все планы перед глазами.

Вот так выглядит моя система организации записей.

Предлагаю вам рассказать свой способ обработки информации, уверена вам есть чем поделиться.

Система организации моих записей: 23 комментария

  1. Светлана, спасибо большое за описание своих тетрадей! Беру на заметку.
    Очень интересно!
    По поводу того, как я обрабатываю информацию, нужно подумать, постараюсь позже описать.

  2. Интересно! лучше бы и к каждому пунктику приложила фотографии, тогда и будет преотличный наглядный пример.
    Понравилось!

  3. Как обещал подготовил статью по способу организации моих записей. Мои бумажные помощники

  4. Что вы скажете про ментальные карты? Вам нравится их использовать? есть ощутимые приемущества, на ваш взгляд?

  5. Если вы не носите с собой ежедневник, как же вы запоминаете все, что вам нужно сделать вне дома?

  6. Спасибо за ИДЕЮ нескольких тетрадок.
    Я под все задачи пытался найти один ежедневник, и не находил.
    Теперь точно наведу порядок в своих записях.

    Светлана а вы не пробовали использовать диктофон? В пункте 7 и 8 он бы мог взять на себя основную нагрузку на мой взгляд. Да и в других пунктах он может помочь.

    Александр,

  7. Александр, диктофон действительно отличная вещь для фиксации своих мыслей, но у меня пока не было опыта его использования в своей системе. Планирую это исправить. Поделитесь своим опытом, если таковой имеется!

  8. Опыта пока еще мало (9 дней с момента приобретения), но диктофон мне уже помогает. Пока все больше использую чужой опыт: http://old.e-xecutive.ru/publications/aspects/newfolder4486/article_2932/
    На данный момент диктофон на 90% заменил мой маленький блокнот который всегда со мной, в него писались мысли которые приходили на ходу, разные напоминания и все, что надо было записать быстро и срочно. Кстати большой плюс диктовки не надо останавливаться и писать, все на ходу, так же диктуешь мысль развернуто без сокращений не теряя нюансов. А так еще много идей как использовать диктофон, но пока не попробую писать о них не буду.

    Про выбор диктофона можно почитать здесь: http://forum.ixbt.com/topic.cgi?id=47:2016-73#1885
    На этом форуме мой ник arxiolog в посте от 11.09.2011 можно подробней узнать про мой диктофон. Но если бы сейчас брал диктофон, то выбрал бы Olympus DM-3 в нем есть дополнительные функции полезные для планирования (встроенный календарь с напоминаниями и др.)

    Александр.

  9. Потрясающе!

    ОказываетсЯ, не одна я так увлечена блокнотами! У меня их тоже сразу несколько, и многие знакомые этому удивляются. А я тоже уверенна, что так проще найти нужную информацию.

    У меня в арсенале:
    1. Планировщик-еженедельник. Развернула — всю неделю сразу видно, внесла все запланированные на определнное время дела, «плавающие дела» и напоминалки.

    2. Тетрадь со списками. В неё вношу и цели, и идеи, и список срочных дел, и список текущих дел, и список дел на «когда-нибудь». В конце теради немножко раскидываю бюджет. Ещё там есть список «хочу» и список идей подарков праздникам.

    3. Отдельная тетрадь для открытий и идей. Называю ее «Умные мысли». Очень красивый блокнот, чтобы мыслям там жилось приятно.

    4. Дневник. Фиксирую переживания и просто события «на память». Веду нерегулярно, время от времени.

    5. Блокнот для майндмепов. Когда проект или дело не понятны с первого раза — расписываю все, разрисовываю — и все становится, как на ладони.

    И ещё есть несколько блокнотов, к которым я обращаюсь время от времени (например, для фиксации интересных мыслей из книг, тренингов; блокнот для работы — я журналист, блокнот для поэзии — пишу стихи…)

    Обожаю заводить новые блокноты с детства :)Считаю, это очень помогает мне в организации мыслей и дел.

    Отдельного разговора требует организация информационного потока за компьютером, но сейчас не об этом 🙂

  10. Knyupa, у вас отличная система записей! Правда у меня с рождением ребенка количество используемых тетрадей и блокнотов уменьшилось. Минимализм подкрадывается незаметно)

  11. Здравствуйте! Очень вдохновляюсь Вашими статьями. На данный момент меня особо интересует вопрос организации своих записей, т.к. я студентка, пока не работаю, опыт был, но уволилась, тем не менее вопрос самоорганизации волнует очень сильно.Вечно пытаюсь угнаться за временем, как-то себя привести в гармонию с внешним миром..но всё сводится к большому количеству прочитанных статей, но, увы, никак не могу наложить теорию на практику, если можно так выразиться.
    Собственно, вопрос: у Вас сейчас такая же система организации своих записей или же что-то за два года поменялось (скорее всего)))?

  12. У меня для всего этого 3 вещи — filofax, А5 тетрадь на кольцах которую я сама сделала и маленький блокнот если я не хочу filofax вынимать из сумки. Я тоже увлечена всякими методиками.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *